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Protege tu documentación con Azure Information Protection

La seguridad TI se ha convertido en una asignatura recurrente y prioritaria en todas las organizaciones del mundo durante los últimos años como consecuencia del teletrabajo. Garantizar la protección de los sistemas e información no se ha convertido en muchas ocasiones en una tarea sencilla, surgiendo muchas cuestiones reiteradas como:

¿Quién tiene acceso a mis datos? ¿Cómo puedo averiguar si fueron compartidos con personas ajenas a la organización? o ¿Qué medidas de seguridad puedo aplicar?  ¿Es posible restringir el acceso a determinados usuarios?

Es aquí donde hace tan sólo unos años Microsoft desarrolló un nuevo servicio para ayudarnos a proteger la información corporativa: Azure Information Protection, pero ¿Cuál es realmente su utilidad?

¿Qué es y para qué sirve Azure Information Protection?

Azure Information Protection o AIP es un servicio basado en la nube de Microsoft que permite proteger el correo electrónico, los documentos y los datos confidenciales corporativos mediante un sistema de encriptación.

A través de la aplicación de etiquetas al contenido, podrás asegurar la confidencialidad de tu documentación, y la de tus clientes. Además,  AIP mantiene un control absoluto sobre toda la información pudiendo delimitar acciones para usuarios autorizados y mantener un control centralizado sobre toda la documentación de la empresa, independientemente de si está almacenado en cualquier lugar ya sea en un entorno local o en la nube.

Un servicio destinado para garantizar la seguridad de la documentación y el cumplimiento legal de la información.

Ventajas de trabajar con AIP

1) Clasificar los datos según el grado de confidencialidad:

El Equipo de TI o los administradores podrán configurar directivas que clasifiquen, etiqueten y protejan los datos según el grado de confidencialidad de manera automática o basada en recomendaciones.

2) Protección permanente:

Al permitir clasificar la información, los datos siempre están protegidos independientemente si se encuentran almacenados en local o en la nube o según quién los comparta.

3) Supervisión y análisis de datos

Se puede realizar un seguimiento exhaustivo sobre toda la documentación corporativa pudiendo elaborar informes para analizar dicha actividad por parte de los usuarios de la organización y revocar accesos a usuarios no deseados, añadiendo de esta manera, una capa de seguridad que inhabilite pueda ser utilizada en caso de robo de información.

4) Garantizar la colaboración interna y externa a la organización en un entorno seguro

Manteniendo un control sobre el acceso a la información de manera interna permitirá definir que roles tienen permiso de compartir información fuera de la organización trabajando dentro de un modo mucho más seguro

5) Integraciones con otras soluciones

Azure Information Protection permite integrar sus capacidades de clasificación y control documental con Microsoft 365 y otras aplicaciones comunes con un solo clic, permitiendo facilitar la protección universal dentro de la organización

6) Elegir la claves de cifrado

Tanto si están en local como en la nube, incluyendo opciones Bring Your Own Key (BYOK) Y Hold your On Key (HYOK)

¿En qué casos prácticos puede ayudarte AIP?

  • Cumplimiento Legal: Por ejemplo con la GDPR u otras normativas.
  • Seguimiento 360º: Identificando en todo momento quién, cómo, cuándo y qué documentos han abierto los miembros del equipo.
  • Control Documentación Sensible: Permitiendo revocar el acceso a ex miembros del equipo o personas ajenas a la organización
  • Protección interna: Por ejemplo si alguien cogiese un pen drive con información de la empresa y lo inserta en otro pc fuera de la organización no podría acceder a la información.
  • Correos Electrónicos restringidos: Pudiendo garantizar la entrega de correos electrónicos a destinatarios únicamente autorizados.

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Y, ¿Qué es ARM o Azure Rights Management?

No podemos hablar de AIP sin identificar que és la tecnología Azure Rights Management también conocido por sus siglas ARM, básicamente es el sistema que permite proteger la información confidencial de una organización frente al acceso no autorizado mediante políticas de seguridad y cifrado de datos para los correos electrónicos o archivos adjuntos.

De esta manera, cualquier miembro de la organización podría compartir información sensible con usuarios externos mediante email a través de un entorno seguro garantizando que solamente determinados usuarios puedan abrir un documento, además de evitar su impresión o reenvío.

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