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Como mantener tus informes de Power BI actualizados automáticamente

Si alguna vez has realizado análisis temporales en Power BI, probablemente ya conocerás la gran utilidad que tiene incluir una tabla Calendario al modelo de datos. Tanto si quieres conocer la variación de los ingresos con respecto al mismo período del año anterior, como si quieres representar datos que provienen de tablas distintas en una misma escala temporal, añadir una tabla Calendario a tu modelo te será de gran ayuda, gracias a las potentes funciones de DAX de fecha y hora de las que dispone la herramienta de Microsoft.

Además, una tabla Calendario te permitirá añadir filtros temporales a nivel de página para realizar un filtrado relativo de los datos y mostrar, por ejemplo, los datos del último semestre.

Cuando se aplica un filtro a nivel de página, todos los objetos visuales de esa página se sincronizan con el mismo intervalo de tiempo.

Ahora bien, digamos que te encuentras en el mes de junio de 2022 y quieres representar los últimos datos de ventas disponibles hasta le fecha (pongamos que están actualizados hasta mayo de 2022). En este caso, no podrías utilizar un filtro relativo de fecha a nivel de página, porque solo tendrías la opción de seleccionar el último mes (junio de 2022) y el informe aparecerá vacío.

Entonces, ¿Cómo podemos mantener un informe actualizado con los últimos datos de ventas disponibles, sin tener que aplicar filtros manualmente cada vez que abrimos el informe?

En el presente artículo veremos cómo mantener un informe de Power BI actualizado automáticamente con los últimos datos disponibles:

Mantén tus informes de Power BI actualizados automáticamente con los últimos datos disponibles

Paso 1: Crea tu tabla Calendario

Como hemos visto anteriormente, crear una tabla Calendario y añadirla a tu modelo proporciona numerosas ventajas. Este paso puede hacerse mediante el Power Query (lenguaje M) o mediante la creación de una nueva tabla con funciones DAX. Para crear una nueva tabla mediante DAX, deberás pulsar en el panel superior en la pestaña “Nueva tabla” y posteriormente escribir la siguiente fórmula:

La función CALENDAR (DAX) te permitirá crear una tabla con una columna que contenga todas las fechas entre los intervalos especificados como parámetros. En el presente ejemplo, crearemos una tabla con datos desde el inicio del milenio (1 de enero del 2000) hasta hoy.

Existen otras funciones como CALENDARAUTO que devuelve una tabla con una columna fecha que contiene tan solo el rango de fechas presentes en el modelo de datos de manera automática.


Paso 2: Relaciona tu tabla Calendario con la tabla de hechos

Ahora que ya has creado la dimensión de fechas, deberás relacionarla con tu tabla de hechos (ventas). Para ello, pulsa en el panel “Modelo” de la parte izquierda de Power BI y posteriormente en la pestaña “Gestionar relaciones”.

Después, selecciona las columnas de fecha que quieres relacionar en ambas tablas. En el presente ejemplo, se relacionará la columna “DateKey” de la tabla Calendario con la columna “DateKey” de la tabla “Sales”:

Paso 3: Añade una columna a tu tabla Calendario que identifique la fecha con el último dato disponible

Una vez que ya has creado la tabla Calendario y la has relacionado con la tabla de hechos “Sales”, deberás crear una nueva columna en la tabla Calendario que identifique cuál es la última fecha en nuestra tabla de hechos:

La fórmula especificada evaluará en cada fila de la tabla Calendario si el valor se corresponde o no con la última fecha presente en la tabla de hechos “Sales”, devolviendo “True” cuando se cumpla esta condición y “False” cuando no lo haga.

 

Paso 4: Aplica el filtro a nivel de página

Una vez ya has creado la tabla Calendario, la has relacionado con la tabla de hechos y has identificado la fecha con el último dato disponible, ya solo te queda aplicar un filtro a nivel de página, seleccionando el valor “True” en la columna que acabas de crear en el paso anterior:

De esta manera podrás mantener tu informe actualizado automáticamente con los últimos datos disponibles y, lo más interesante, cuando la tabla de hechos se actualice con datos más recientes, el informe se filtrará mostrando los últimos datos disponibles sin necesidad de que lo realices manualmente.

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