En esta era de la información en la que nos encontramos, la adquisición de ventajas competitivas que permitan optimizar la gestión y atención del cliente se convierte en una tarea imprescindible y en un verdadero desafío en el seno operativo de toda organización. Por ello, la implementación de tecnologías que favorezcan la consecución de este objetivo de manera automatizada se convierte en un medio necesario para afrontar este reto, y es por ende, que el procesamiento inteligente de documentos y RPA proporcionan un recurso indispensable del que cada vez gana más adeptos.
El procesamiento inteligente de documentos o IDP es una técnica que se utiliza para extraer información y datos de documentos de texto, como contratos, facturas, formularios y otros documentos empresariales. Esta técnica se utiliza a menudo para automatizar el proceso de recopilación y análisis de datos de documentos, lo que puede ahorrar tiempo y esfuerzo y mejorar la precisión de los datos.
Existen varias herramientas y tecnologías que se pueden utilizar para el procesamiento inteligente de documentos, como reconocimiento óptico de caracteres (OCR), algoritmos de análisis de lenguaje natural y plataformas de procesamiento de documentos en la nube. Estas herramientas se utilizan para extraer información de documentos de texto de manera precisa y rápida y para analizar el contenido de los documentos de manera automatizada.
El procesamiento inteligente de documentos también se puede utilizar en conjunción con la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para mejorar aún más la precisión y la velocidad del proceso de extracción de datos. Por ejemplo, se pueden utilizar algoritmos de aprendizaje automático para analizar grandes conjuntos de documentos y detectar patrones y tendencias en los datos extraídos.
Pero empecemos por el principio, porque no podríamos hablar sobre el procesamiento inteligente de documentos sin explicar antes, ¿Cómo se procesa dicha información? O mejor dicho ¿Cómo funciona un procesamiento inteligente de documentos?
¿Qué es el Procesamiento inteligente de datos?
El procesamiento inteligente de datos, también conocido como procesamiento de datos avanzado o procesamiento de datos en tiempo real, es una técnica que se utiliza para analizar grandes cantidades de datos de manera rápida y precisa. Esta técnica se utiliza a menudo en aplicaciones empresariales y de investigación, como la toma de decisiones en tiempo real, la detección de patrones y la predicción de resultados futuros.
Existen muchas herramientas y tecnologías diferentes que se pueden utilizar para el procesamiento inteligente de datos, como sistemas de bases de datos distribuidas, plataformas de procesamiento en la nube y lenguajes de programación especializados. Estas herramientas se utilizan para almacenar, procesar y analizar grandes conjuntos de datos de manera eficiente y rápida.
Beneficios del procesamiento inteligente de documentos:
El procesamiento inteligente de documentos ofrece varios beneficios, entre ellos:
- Ahorro de tiempo y esfuerzo: el procesamiento inteligente de documentos automatiza el proceso de recopilación y análisis de datos de documentos, lo que significa que no es necesario dedicar tiempo y esfuerzo a la revisión manual de cada documento.
- Mayor precisión de datos: al utilizar herramientas de IDP, es menos probable que se produzcan errores humanos al recopilar y analizar datos.
- Mayor eficiencia en la toma de decisiones: permitiendo a las empresas recopilar y analizar grandes cantidades de datos de manera rápida y precisa, lo que puede ayudar a mejorar la toma de decisiones.
- Mayor flexibilidad: porque se puede utilizar para procesar una amplia variedad de documentos de diferentes formatos y tipos de contenido.
- Mayor escalabilidad: al capacitar a las empresas a procesar grandes cantidades de documentos de manera rápida y eficiente, lo que puede ser especialmente útil para empresas que tienen que procesar grandes cantidades de documentos de manera regular.
¿Y si se combina el procesamiento inteligente de documentos con RPA?
Cuando combinamos el procesamiento inteligente de documentos con RPA presentan múltiples beneficios directos, como:
- Procesamiento de datos más rápido
- Reducción de costes
- Estandarización y rapidez operativa
- Flexibilidad de integración
- Capacidad de aplicar lógicas personalizadas
Ejemplos y casos de uso de IDP:
Procesamiento de Facturas: Con el objetivo de evitar retrasos durante la tramitación de recibo y pago de facturas entre cliente y proveedor el IDP permite acelerar la creación y gestión documental de este procedimiento de una manera más ágil
Detección de fraude: El IDP puede ayudar en la autenticación e identificación de riesgos asociados a posibles amenazas que afecten a la protección de datos de los clientes
Registros médicos: El procesamiento de formularios, documentación o reclamos de seguros durante la gestión administrativa u operativa del personal sanitario de manera automatizada gracias a las tecnologías de IA, Machine Learning o procesamiento de lenguaje natural permitirá agilizar exponencialmente los tiempos de respuesta al paciente.
Ficha de clientes: La automatización documental permitirá ahorrar innumerables horas de creación de perfiles de cliente y evitará el error humano asociado a cada proceso mejorando la eficiencia operativa de todo el personal durante dicho procedimiento.
¿Conoces las soluciones de Microsoft para el procesamiento inteligente de documentos?
Microsoft dispone de diferentes soluciones IDP destinadas a satisfacer las necesidades comerciales u operativas, como, por ejemplo:
- Microsoft Syntex: Un servicio destinado a poder analizar, categorizar, extraer y reutilizar el contenido almacenado en Microsoft 365 mediante la IA. Como por ejemplo para extraer contenido de facturas de recibos, documentos de identidad o extraer contenidos desde bibliotecas de documentos de SharePoint entre otras.
- AI Builder y Power Automate: Para crear flujos de trabajo de procesamiento de documentos con low code, permitiendo por ejemplo la validación de datos extraídos que puedan ser exportados a un ERP u otros sistemas de almacenamiento de datos.
- Reconocedor de formularios de Azure: Mediante aprendizaje automático, Azure Form Recognizer permite a los desarrolladores crear soluciones que extraigan contenido de los documentos con los que trabajen de manera precisa con SDK y REST API.
¿Qué te ha parecido todo lo que puede hacer por ti el procesamiento inteligente de documentos?
Si estás interesado en saber más información sobre cómo las tecnologías IDP, RPA o IA pueden ayudarte a optimizar tu gestión operativa no dudes en escribirnos, estaremos encantados de asesorarte y proveerte de las soluciones más punteras en el mercado