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¿Cómo adaptar una empresa a un entorno digital?

En estos días estamos viviendo una situación realmente atípica, la expansión del COVID-19 está obligando a llevar a cabo prácticas para tratar de detener su expansión, entre ellas, y como medidas estrella en el ámbito laboral, es la del teletrabajo. Paradójicamente, es muy probable que el Coronavirus se convierta en el mejor aliado de la Transformación Digital de las empresas. Ahora bien, ¿realmente estamos preparados? 

La experiencia me ha enseñado que los mayores temores de las empresas vinculados a este cambio vienen relacionados con la forma de comunicación, el acceso a la documentación, la protección de los datos y la información, etc. ¿es posible afrontar el cambio y superar estos problemas a contrarreloj?

 

La comunicación interna

Estamos acostumbrados a tener al compañero cerca, y se cuenta con la facilidad de levantarse y hablar, o bien, se hace uso del teléfono interno, marcando la extensión de la persona con la que queremos hablar. Para cambiar esta situación, existen herramientas de comunicación empresarial, las cuales tienen más o menos las mismas características. Para este caso voy a poner como ejemplo Microsoft Teams, ya que es la herramienta con la que trabajamos. Con ella, puedes realizar llamadas o videoconferencias tanto a nivel interno, como externo, permitiendo estar constantemente comunicados vía chat. Además de lo anterior, tiene como ventaja que toda la telefonía IP puede funcionar a través de Teams. 


Acceso a la información de la empresa

El caso más usual que se presenta tanto en Pymes, como grandes empresas, es que la información se disgrega, ya que los empleados pueden guardar documentos en sus ordenadores, o se van guardando diferentes versiones de un mismo archivo en el servidor central. Trabajando de esta forma, se depende de tener acceso al ordenador y al servidor. Pero trabajando con soluciones cloud, eliminamos esta serie de problemáticas. Se empieza a trabajar en un entorno colaborativo, en donde varios empleados pueden trabajar sobre un mismo documento, y se tiene siempre acceso a toda la información, ya que se accede directamente a la nube sin la dependencia de usar siempre el mismo ordenador. 


La protección de activos de la empresa

Para resolver esto, se establecen políticas de acceso a las bibliotecas de archivos y además la documentación va protegida. Los trabajadores de la empresa son los únicos que tienen acceso, por lo que, si se produce una brecha de seguridad, y por ejemplo, un empleado descarga información a un pen drive y se lo da a otra persona, no lo va a poder ver. Los archivos solo son accesibles para el personal de la empresa. 


Acceso a aplicaciones empresariales internas

Ante esto, un método eficaz de trabajo es la migración de esos servicios a la nube. De este modo, dejamos de depender de un servidor, y tendremos siempre disponible nuestras herramientas. 


Contraseñas

Por último, el punto crítico, la seguridad. Teniendo todos los recursos informáticos de la empresa en la nube, surge la duda de si una contraseña es suficiente para mantenerlos a salvo. Una contraseña, es algo inseguro, por lo que hay que combinarlo con otros métodos y no dejar solo una contraseña como único elemento para validarnos. Por eso, lo que se aplica en estos casos, es un doble factor de autenticación (DFA). Lo que hace esto, es confirmar que la persona que introduce el usuario y contraseña es realmente quien dice ser, mandando un mensaje a su móvil. 

Como se puede ver, el migrar de un entorno tradicional a uno digital es viable. Se puede realizar de una manera rápida, y sin disminuir la eficiencia del personal de una empresa. El usuario final apenas percibe el cambio a la hora de trabajar, dando así lugar a un tiempo de adaptación a la herramienta muy corto.