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¡Ojo! antes de migrar documentos a Sharepoint Online

En la situación atípica en la que estamos muchas empresas adoptarán la suite Office 365 como solución de teletrabajo para sus empleados. Un error común entre las empresas que llevan tiempo utilizándola es la infra utilización de todos sus servicios. En la mayoría de los casos con lo que me encuentro solo se hace uso del Outlook (Exchange Online), Word, Excel, OneNote, PowerPoint y OneDrive, es decir, las herramientas más o menos conocidas o, como el caso de OneDrive, sustitutiva en ciertas ocasiones de DropBox.

¿Y qué ocurre con SharePoint Online, Teams, Power Automate, Power Apps...? Las dejan inactivas pues son herramientas que conciben una forma nueva de trabajar, y consecuentemente, la necesidad en la empresa de un proceso formativo a todos los empleados para adiestrarlos en la nueva cultura colaborativa del mundo digital.

Si el despliegue de estas nuevas herramientas lo asume únicamente el departamento de IT, se convertirá en un marrón que se irá posponiendo por seguro en el tiempo. Esto es lo que suele suceder bajo la premisa de "a ver si escapo y nadie en la empresa me lo pide". Para que esto no ocurra es preciso que sea el departamento de RRHH quien empuje al resto de la compañía. ¿Cómo? Muchas empresas han optado por crear equipos de transformación digital con empleados de diferentes áreas para que analicen, ejecuten y evangelicen el cambio.

Si en tu empresa ya han creado tal equipo y entre las tareas prioritarias te ha tocado la implantación de Sharepoint Online y Teams, te detallo algunas consideraciones a tener en cuenta para que el vuelo de los usuarios hacia la nube documental colaborativa sea lo más placentero posible.

¿Planteo un escenario híbrido en el que se sincroniza la unidad de red de almacenamiento en local con SharePoint Online?

Siempre surgen dudas de si mantener o no el servidor local de archivos y que éste sincronice con SharePoint Online. O por el contrario, eliminar el servidor local y que el explorador de archivos de los ordenadores sincronice directamente a SharePoint Online.

Una de las objeciones que me he encontrado al escenario completamente online es que, si se mapeaba en el Explorador de Archivos del PC la nueva unidad de red del almacenamiento del SharePoint Online (una réplica de la antigua unidad de red de almacenamiento local pero llevada tal cual a la nube), los PCs debían tener la suficiente capacidad de almacenamiento que tenía el servidor en local. Inasumible en muchos casos.

Sin embargo, esto ya no es así. Con las mejoras introducidas desde la build 17.3.7064.1005 o superior del sincronizador de archivos OneDrive  que se instala en cada PC (requiere W10 Fall Creators Update versión 16299.15 o superior) los archivos sincronizados estarán almacenados siempre en el SharePoint Online, no en el PC, aunque se vean en el Explorador de Archivos. Solamente se guardará una réplica del archivo en el PC al descargarlo (abrirlo) para trabajar con él. Esta funcionalidad se denomina "file on demand" que permite trabajar con esos archivos descargados de forma offline.

"Mi recomendación es migrar a un escenario completamente online"

¿Incorporan Teams en la empresa? ¿Utilizo las bibliotecas de documentos que se crean con un equipo de Teams?

Cuando se da de alta un nuevo equipo en Teams (por ejemplo Equipo Comercial) se crea automáticamente un sitio de SharePoint Online. Asociada al nuevo sitio se crea una biblioteca de documentos. Dicha biblioteca se representa mediante una pestaña de Teams denominada "Archivos" la cual no se puede eliminar. La ruta URL dentro del SharePoint Online de dicha biblioteca sería la siguiente para este Equipo Comercial.

https://tuempresa.sharepoint.com/sites/EquipoComercial/Documentos%20compartidos

Durante la incorporación de Teams en el empresa surgen las típicas dudas de si utilizar o no estas bibliotecas de documentos. Dependerá exclusivamente de la jerarquía documental de carpetas definida en la empresa. ¿Tienen carpetas de documentos asociadas a equipos? ¿Tienen carpetas de documentos asociadas a clientes? ¿Tienes carpetas por departamento y no por equipos? ¿Tienen carpetas por años? Surgen muchas cuestiones a analizar...

"Microsoft Teams es mucho más que la mera posibilidad de chatear en equipo"


Lo que permite Teams si no se quiere hacer uso de dicha biblioteca de documentos es añadir en la pestaña "Archivos" cualquier otra ruta de almacenamiento de tu Sharepoint Online. En definitiva, los miembros del equipo tendrán en esa pestaña "Archivos" cualquier contenedor documental que sea preciso con lo que la búsqueda de carpetas/documentos se hace más intuitiva.

Si quieres conocer en profundidad tanto estas como otras tantas ventajas del uso de Teams únete a nuestro próximo webinar titulado "Introducción al teletrabajo con Microsoft Teams", que se emitirá el próximo 20 de marzo a las 11:00 (10:00 en Canarias).  Regístrate en el siguiente enlace:


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Foto de portada por frank mckenna en Unsplash