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Microsoft 365 y las 21 competencias digitales

Microsoft anunció hace unos días la versión gratuita de Teams. Es una jugada estratégica por varios motivos. Una de ellas es que esta herramienta se presupone que descatalogará a Skype en un futuro cercano. Por otro lado, Microsoft está dando pasos agigantados de lo que pudiera ser la revolución de las llamadas grupales con hologramas 3D incluido. Por último, Teams pretende erigirse como aplicación clave en los procesos de transformación que grandes corporaciones, pymes y AAAPP están llevando a cabo en el nuevo paradigma digital laboral 4.0.

A los departamentos de RRHH de las empresas no les queda otra que acelerar programas de adopción de las 21 competencias digitales del marco de la UE entre sus empleados. De lo contrario, sus empresas podrían quedar descolgadas en la carrera por asumir nuevos roles de la era digital. Y claro, cuando el área 2 de estas competencias son las englobadas en la categoría de "Comunicación y Colaboración" muchos managers de RRHH dirigen sus miradas hacia Office 365 como facilitador del cambio.

Los empleados "early-adopters" siempre se han buscado la vida para encontrar las tecnologías que mejoraran sus procesos de trabajo. Son este tipo de empleados los que descubrieron el WhatsApp en sus inicios para comunicarse por chat móvil, los que se crearon cuentas de Dropbox para compartir archivos, los que se crearon un board de Trello para organizar cómodamente sus tareas o los que comenzaron con Slack como herramienta para trabajo en equipo. Ante la irrupción de todas estas tecnologías "Comunicación y Colaboración" despertó tarde Microsoft. Sin embargo, no solo ya se ha desperezado sino que ha decidido dar un golpe en la mesa para competir ante todas estas herramientas aisladas con la suite de Office 365.

Ante el desconocimiento de mucha gente de las funcionalidades de las diferentes aplicaciones de Office 365, detallo algunas de ellas como facilitadoras de la adopción de dichas competencias digitales entre los empleados de tu empresa.

  • Microsoft Teams = Slack. Competencia digital: "colaborando a través de tecnologías digitales"

Aplicación web, móvil o de escritorio para crear equipos de trabajo y comunicarte con ellos mediante chat/conversaciones. El objetivo de Teams es buscar conversaciones más fluidas y ágiles entre los empleados de diferentes equipos. Tiene muchas más funcionalidades para facilitarle la vida a los miembros de un equipo, nos las describo aquí, mejor las descubres por tí mismo...es gratis ;)

  • Microsoft Planner = Trello. Competencia digital: "uso creativo de tecnologías digitales"

Organiza todas las tareas de tu equipo y ponle fechas de vencimiento. Observo cada vez más como diferentes sectores industriales tratan de adoptar la metodogía "Scrum" que utilizan los desarrolladores de software. Esta metodología es muy eficiente a la hora de organizar tareas, darles prioridad, tiempos y mantener al equipo centrado. Sin que Planner sea una herramienta "Scrum" si que pudiera asumir dicho rol para diferentes perfiles de equipos en una empresa: administrativo, mantenedores, consultores, etc

  • Sharepoint = Dropbox empresarial. Competencia digital: "gestión de datos, información y contenido digital"

Esta competencia indica: "organizar, almacenar, procesar, extraer información en un entorno estructurado". Sharepoint es intranet + gestor documental. Muchos managers me preguntan acerca del uso de OneDrive o Sharepoint (ambas herramientas de almacenado y compartición de documentos de Microsoft). Yo les respondo que Sharepoint es como la biblioteca municipal: los libros (documentos) se organizan y se accede a ellos como el bibliotecario decide. OneDrive es de uso personal dentro de la empresa y depende del empleado cómo organizar los documentos mediante carpetas.

Además, Sharepoint es algo más que un gestor documental. Por ejemplo, su herramienta de creación de listas debería acabar con el uso indiscriminado del Excel compartido para diferentes propósitos: inventario de equipos, gestión de incidencias, pagos de kilometrajes, etc

  • PowerAppsCompetencia digital: "identificando necesidades y respuestas tecnológicas"

Esta competencia se engloba en el área 5 de "Resolución de problemas". PowerApps te permite realizar aplicaciones empresariales a medida para resolver problemas muy concretos. Las aplicaciones empresariales que llevan años en el mercado han crecido tanto e intentan acaparar tantas funcionalidades que a los empleados les da miedo enfrentarse a ellas muchas veces. Por otro lado, no nacieron en la época del UX (interfaces intuitivos) y su experiencia de uso es abominable en muchos casos. PowerApps nace para resolver necesidades mediante aplicaciones sencialles de forma intuitiva.

En nuestra empresa a los técnicos les costaba horrores introducir en Dynamics 365 - Gestión de proyectos las horas invertidas en las tareas de cada proyecto. Normal, la herramienta abarca muchísimas funcionalidades para la gestión global de un proyecto muchas de ellas innecesarias para nosotros. Nuestros técnicos solamente necesitaban una app intuitiva que les permitiera elegir el proyecto en el que estaban involucrados, indicar las horas invertidas cada día y añadir la descripción de la tarea.

Decidimos crear una PowerApps integrada con Dynamics 365, la incrustamos como pestaña en el Teams y se la pueden descargar también en su Android o iPhone. Además, creamos una notificación push para que te avise al móvil al final de la jornada de introducir las horas. ¡Woala!...adiós a las excusas de que el proceso es un coñazo.

Además de estas herramientas de Office 365, la suite se completa con tantas otras que también facilitan las competencias digitales indicadas.

  • Flow: automatizar procesos. Es una herramienta del tipo IFTTT (If This Then That). Ej: si me llega un email con un archivo adjunto almacenarlo automáticamente en una carpeta de Sharepoint determinada. Este es un ejemplo muy sencillo de Flow pudiendo automatizarse procesos realmente complejos entre diferentes aplicaciones empresariales (de Microsoft o externas a Microsoft).
  • Delve: búsqueda intuitiva de documentos.

Con todo lo descrito anteri, Office 365 es una tecnología idónea para poder contruir sobre ella la tan añorada cultura digital dentro de las empresas

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