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¿Por qué elegir SharePoint como intranet para mi organización?

En anteriores publicaciones ya hemos descrito por qué debemos usar una intranet corporativa y qué beneficios puede aportar a cualquier organización. La importancia de su uso en la actualidad está estrechamente asociada con el afianzamiento del teletrabajo, especialmente en el requerimiento de herramientas de productividad que permitan generar un entorno colaborativo y seguro con el resto de los compañeros, incluso cuando los empleados se encuentren en un entorno híbrido.

Con el paso de los años SharePoint se ha convertido en la intranet por excelencia. Más de 200 millones de usuarios ya disfrutan de una de las plataformas de colaboración de contenidos más flexible de la industria, y que por 5 años seguidos esta solución de Microsoft ha sido reconocida como líder en el informe del cuadrante mágico de las plataformas de servicios de contenido de Gartner. 

Antes de continuar con las ventajas que ofrece esta solución puedes consultar algunos ejemplos de intranet en SharePoint aquí. Pero en primer lugar refresquemos algunas razones por las que toda empresa necesita integrar un servicio de intranet.

¿Por qué debemos trabajar con una Intranet Corporativa?

La integración de soluciones referidas al trabajo colaborativo cada vez gana más peso entre la gestión operativa de las organizaciones. El tratamiento de la información y documentación empresarial se ha convertido en uno de los principales activos organizativos en el que se requieren herramientas que permitan proteger y potenciar su uso de manera simplificada.

Concretamente algunos de los principales objetivos empresariales por los que se decide implementar una intranet son:

  • Mejora de los canales de comunicación dentro de una organización.
  • Compartición de recursos informativos y formativos entre todos los miembros del equipo de manera ágil y sencilla.
  • Fomento de la colaboración, la creatividad y productividad en el seno de la empresa.
  • Incremento de la gestión del conocimiento de una manera accesible.
  • Integración de una infraestructura para el uso de aplicaciones internas.


Y, ¿Qué ventajas tiene SharePoint?

Los beneficios directos que aporta la integración de SharePoint como intranet son:

  1. Fomento de la innovación
  2. Fomento del conocimiento colectivo
  3. Desarrollo de una identidad corporativa
  4. Incremento de la productividad
  5. Incremento de la diversidad de opinión
  6. Control y seguridad documental
  7. Mejora de la toma de decisiones


 

¿Qué nos va a permitir SharePoint como Intranet?

Administración y Gestión Documental:

  • Trabajar con Bibliotecas y Listas documentales. Incluyendo la posibilidad de creación y gestión metadatos para aplicar filtros de búsqueda avanzados.
  • Controlar el ciclo de vida de los documentos. Control de versiones, clasificación, seguimiento, inclusión de etiquetas etc.
  • Configuración de alertas automatizadas.
  • Sincronización de bibliotecas documentales. Con Outlook e incluso con el equipo local a través de Microsoft One for Business.


Integración Tecnológica:

  • Creación de app móvil y otras soluciones con Power Platform.
  • Integración con Bases de Datos de SQL Server. Para la visualización de datos integrados en el portal.
  • Integración de soluciones de fuentes de datos externas. Permitiendo enlazar datos de Oracle, SAP o Lotus Notes u otros servicios web en .Net
  • Integración con Dynamics 356 Business Central mediante iFrame.


Incorporar Flujos de Trabajo:

  • Automatización de tareas con Power Automate


Colaboración:

  • Integración de soluciones de M365. Para la creación de encuestas con Forms, el uso de planificador de tareas con Planner, uso de vídeo con Steren o la incorporación de llamadas con Teams desde SharePoint.
  • Creación de una intranet con múltiples miembros y páginas web asociadas.
  • Creación de Eventos.
  • Trabajar con calendarios compartidos
  • Creación y modificación de páginas web personalizadas. Incluyendo noticias, imágenes, vídeos, listas, calendarios…

¿Quieres crear una intranet de SharePoint para tu organización?

En Intelequia llevamos 12 años especializados en la migración y creación de intranets en SharePoint además de realizar servicios de formación en Microsoft 365. Si necesitas más información puedes ponerte en contacto y uno de nuestros consultores te realizará una demostración gratuita sobre SharePoint y otras herramientas colaborativas con las que incrementar tu eficiencia organizativa.