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Creación de flujos de trabajo en SharePoint Designer

Antes de empezar a introducirnos en el desarrollo de un flujo de trabajo es conveniente saber que son los metadatos administrados de SharePoint, ya que serán fundamentales para la configuración de los ejemplos que daremos en este post. Los metadatos administrados son una herramienta que nos permite clasificar y expandir la información sobre los ficheros almacenados en SharePoint, gracias a esto, podemos tener una serie de capacidades organizativas como la posibilidad de creación de filtros y vistas que ayuden al usuario a navegar por el contenido de forma más rápida y eficiente.

Para conocer más sobre la creación de metadatos en SharePoint, pueden consultar la siguiente página.


Los flujos de trabajo en SharePoint Designer, agregan lógica a la aplicación de un sitio o aplicación sin tener que escribir código personalizado. Mediante el diseñador de flujos de trabajo, podemos crear reglas que asocien condiciones y acciones a elementos de listas y bibliotecas de Microsoft SharePoint de modo que los cambios en elementos de listas o bibliotecas desencadenen acciones en el flujo de trabajo.

Para crear un flujo de trabajo, debemos tener instalado y conectado al sitio la aplicación SharePoint Designer en nuestro ordenador, esta herramienta la podremos obtener de forma gratuita en el siguiente enlace

Abrimos Sharepoint Designer y hacemos clic sobre "Flujos de trabajo" del menú situado en la parte lateral izquierda de la ventana. En el menú de "Flujos de trabajo" desplegamos "Flujo de trabajo de lista".

 

Seleccionamos la lista o biblioteca de la que se quiere crear el flujo de trabajo.

 

Introducimos el nombre, la descripción y el tipo de plataforma del flujo de trabajo que estamos creando. Y pulsamos sobre "Aceptar".

 

A continuación, definimos pequeñas acciones que podemos añadir a nuestro flujo.

Para crear variables locales, pulsamos sobre "Variables locales" del menú situado en la parte superior derecha. Se lanza una ventana en la que podemos añadir variables locales al flujo de trabajo.

 

Mediante el botón "Fase" se pueden añadir fases al flujo. "Acción" permite asignar valores a variables, hacer cálculos, substraer cadenas, etc.. "Condición" permite añadir condiciones al flujo de trabajo. Con estas herramientas, se puede crear un flujo de trabajo como el siguiente. Que define el año del curso de un metadato, en base a la fecha de ejecución del flujo de trabajo.

El siguiente código de ejemplo, hemos establecido las variables locales "fecha", "mes", "anio". En la variable "fecha" se ha asignado la fecha actual con la variable del sistema "Hoy". En "mes" y "anio" se ha copiado la parte correspondiente en base a la variable "fecha". Es decir, se han extraído el mes y el año de la variable fecha, y se han añadido los valores correspondientes a las variables "mes" y "año".

Luego tenemos la siguiente condición, si el valor de la variable mes es mayor que 7 entonces ejecuta el código que añade el cálculo de anio + 1 a la variable "anio_2". Se añade a la variable local "anio1" el valor de la variable "anio". Y a la variable local "anio2" se le asigna el valor de la variable "anio_2".

Si la condición no se cumple, añade el cálculo de anio - 1 a la variable "anio_1", se añade a la variable local "anio1" el valor de la variable "anio_1". Y a la variable local "anio2" se le asigna el valor de la variable "anio". Y finalmente se le añade al metadato año, el siguiente string [variable_anio1] + / + [variable_anio2]. Un ejemplo de es "2016/2017". Una vez creado el flujo de trabajo, se guarda y luego se publica.

 

 

Para ver el "Flujo de trabajo" añadido a la biblioteca, accedemos a la biblioteca y hacemos clic sobre "Configuración de biblioteca".

 

En la nueva página, hacemos clic sobre "Configuración del flujo de trabajo".

 

En la siguiente página, vemos que por defecto el flujo de trabajo se ha añadido como tipo "Esta lista".

 

Si pulsamos sobre el nombre del recurso, se abre un formulario de edición con las características del recurso seleccionado. En él, podemos configurar la ejecución automática del flujo de trabajo. Como podemos ver, el flujo de trabajo se ha añadido también como una plantilla.

Nota: esto quiere decir, que cuando creamos un flujo de trabajo en realidad se crea una plantilla que luego se añade como flujo en la página de SharePoint con una configuración por defecto. Y si eliminamos un flujo de trabajo en la página de SharePoint, lo que en realidad estamos eliminando es la disponibilidad y ejecución automática de éste. Porque lo que se llama "Flujo de trabajo" en SharePoint Designer, se refleja en la página como plantilla.

 

En esta parte tenemos la opción de modificar el flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente, cuando se sube un documento. Para ello, seleccionamos la casilla, "Si crea un elemento se iniciará el flujo de trabajo", y pulsamos sobre "Aceptar".

 

Finalmente probamos que el flujo de trabajo funciona, arrastrando un fichero a la biblioteca y comprobando que la columna con el nombre del flujo de trabajo contiene el nombre de la última fase del flujo. Si no aparece en el momento, debemos actualizar la página para poder visualizar los cambios.

 

Si hemos configurado el "Flujo de trabajo", para que se ejecute manualmente. Y queremos ejecutar un "Flujo de trabajo" manualmente pulsamos sobre los tres puntos del fichero en el que se quiere ejecutar, accedemos a los tres puntos, "Avanzadas" y a "Flujos de Trabajo".

 

A continuación, se mostrará los flujos de trabajo que han sido configurados para iniciarlos manualmente. Para iniciar uno, pulsamos sobre el nombre del flujo de trabajo.

 

Finalmente, en la siguiente página podemos ver que ha sido ejecutado correctamente.