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Cómo optimizar flujos de Power Automate

Como vimos en nuestro anterior post sobre Power Automate, esta herramienta de automatización de Microsoft es una potente solución para aumentar nuestra productividad y la de nuestro negocio automatizando procesos manuales, complejos o sencillos, ahorrando así tiempo y optimizando nuestros recursos.

Es una herramienta online fácil de usar, con una interfaz muy intuitiva y plantillas con las que conseguir grandes resultados sin necesidad de codificar ni programar pero que podemos exprimir al máximo para conseguir mucho más, gracias a las múltiples funcionalidades que incorpora, a la conectividad con servicios de Microsoft y de terceros  y a sus constantes actualizaciones y mejoras.

robot-power-automate

Una de las mayores preocupaciones que tenemos los desarrolladores a la hora de crear estos flujos automatizados es el rendimiento de los mismos, es decir, qué cantidad de trabajo van a poder desarrollar y en cuánto tiempo.

Un flujo más óptimo será aquel capaz de procesar mayor cantidad de acciones en menor tiempo, por lo que es importante ganar en rapidez.

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Como siempre he dicho, todo es ponerse, así que vayamos todos juntos a descubrir más de este apasionante mundo de Power Automate y su optimización, ¿me seguís?

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Cómo optimizar los procesos de trabajo con Process Advisor

Una de las funciones más interesantes incluidas en Power Automate es Process Advisor. Se trata de una robusta herramienta de análisis que le ayudará a simplificar su forma de trabajar detectando y reconociendo cuellos de botella en sus procesos de trabajo y recomendándole oportunidades de automatización.

Con Process Advisor podrá identificar fácilmente aquellos procesos específicos que ralentizan su flujo y que podría automatizar capturando y analizando las diferentes acciones que tienen lugar con su grabador de procesos. Al reconocer estos cuellos de botella que dificultan su flujo de trabajo y poder interpretar sus procesos de principio a fin podrá, de una forma muy visual, detectar oportunidades de mejora y optimizar su trabajo de una forma muy eficiente, impulsando y aumentando su productividad.

process-advisor-power-automate

Además, mediante el uso de sus recomendaciones guiadas podrá elegir cómodamente qué conectores debe utilizar para automatizar sus procesos en base a todo lo aprendido previamente en el análisis realizado por Process Advisor.

Os dejo un vídeo oficial de Microsoft que muestra el funcionamiento de Process Advisor, por si aún no os convence probarlo:

¿Conoces Office Scripts?

Office Scripts es una característica de office 365 que permite grabar scripts en Excel para automatizar tareas. Podría decirse que son una especie de macros para ejecutarse en la web, ya que permite grabar y programar un conjunto de pasos y acciones para que se reproduzcan en un conjunto de datos o archivo en línea.

Para poder empezar a utilizar esta característica hay que activarla en el portal de administración de Microsoft 365 (ver Administrar la configuración de los Scripts de Office - Microsoft 365 admin | Microsoft Learn).

Imaginad que tenemos una hoja de Excel que utilizamos como plantilla y queremos eliminar la información que se contiene en ella, suponiendo por ejemplo que tenga 459 registros.

Podríamos eliminar todos sus datos directamente en Power Automate listando las filas y recorriéndolas para ir eliminándolas una a una. Sin embargo, este es el tiempo total que tardaríamos:

rows-power-automate

Si grabamos un script:

script-power-automate

Que elimine directamente todas las filas:

record-actions-power-automate

 

code-editor-power-automate

 

Y llamamos a la acción “Run Script” de Power Automate, podemos apreciar notablemente la diferencia de tiempo que tarda en borrar la misma cantidad de registros:

run-script-power-automate

Solamente tarda 5 segundos en comparación con los 7 minutos anteriores. Interesante, ¿verdad?

Seguiremos sacando contenido sobre la optimización de los flujos de Power Automate, así que si os ha interesado seguid pendientes del blog, porque pronto volveremos con más técnicas 😊

 

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