Los software y sistemas de gestión documental han pasado a convertirse en una herramienta indispensable de muchas instituciones y AA.PP. durante estos últimos años, debido principalmente al extenso número de documentación, información y solicitudes que deben ser tramitadas diariamente entre miles de organismos repartidas por todo el país, pero ¿Cuál es su función principal?
¿Qué es un software de registro de entrada y salida?
Como comentábamos en la introducción, pensemos en como las instituciones pueden gestionar y digitalizar toda la documentación que entra y sale cada día de sus oficinas, y sobre todo, ¿Cómo puede administrar, distribuir y clasificar dicha información de forma totalmente segura?, es aquí donde un software de registro de entrada y salida juega un papel muy importante.
Este tipo de softwares, sirven para ayudar a mejorar la gestión documental de cualquier institución de manera centralizada, permitiendo integrar la automatización de procesos para el tratamiento de dicha información y conexión con otras aplicaciones.
Ventajas de tener un software de entrada y salida documental
Las principales ventajas que pueden ofrecer estas soluciones a cualquier organización o entidad pública son:
- Digitalización para toda la documentación emitida y recibida en papel
- Administración y distribución centralizada sobre cualquier registro de entrada y salida
- Seguridad documental para toda la organización
- Personalización de registros y exportaciones
- Control Estadístico sobre todos los registros
¿Qué funcionalidades debe contener un registro de entrada y salida?
Un sistema de registro de entrada y salida ofrece a entidades y usuarios, las siguientes funcionalidades:
1. Gestión Centralizada de toda la documentación
Podrás disponer de un programa de gestión documental que permita gestionar, editar, autorizar o firmar cualquier clase de documentos de manera centralizada.
2.Captura todo tipo de documentos
Cualquier usuario podrá registrar en el sistema, documentos vía escáner, fax, o imágenes. Estos se archivarán en el archivo electrónico de la herramienta.
3. Creación de informes
Un software de gestión documental permite realizar una búsqueda exhaustiva mediante el uso de filtros avanzados que faciliten la detección y recopilación de documentación o expedientes de manera específica a través de múltiples campos asociados.
4. Apto para Múltiples registros
Los sistemas de gestión documental están preparados para almacenar y gestionar diferentes tipos de procesos de registro. Gestión de expedientes, gestión contable, catastral o liquidaciones entre otros.
5.Protección Documental y Estándares de Seguridad.
Estos sistemas te permitirán disponer de un control y administración sobre el acceso de todos los miembros, permitiendo además, distribuir copias de seguridad a los distintos usuarios que realizarán determinadas funciones durante este proceso.
Otra de sus particularidades, es la configuración de acceso al sistema de datos mediante certificado digital o DNI electrónico.
6.Integración con el correo electrónico y envío de notificaciones
La plataforma de registros de entrada y salida puede estar sincronizada con el correo electrónico como Outlook para el envío de alertas o notificaciones que informen cuando se produzca un registro o salida de cualquier expediente.
7. Generación automática de documentos
Los software de gestión documental están configurados para permitir la generación de documentos Word o PDF basados en plantillas predefinidas.
¿Conoces Track?
Track es el Software de Registros para la entrada y salida de toda la documentación de tu organización desarrollado por Intelequia para ayudarte a obtener una visión 360º sobre todo tu negocio de manera fácil y simplificada.
Ahora que ya hemos visto lo importante que resulta contar con una solución tecnológica que controle todo el registro documental para que cualquier institución pueda recibir y emitir en papel o en formato electrónico, no dudes en pedir más información y nuestro equipo de consultores estarán encantados de atenderte.