Si hay algo fundamental para una buena gestión en una empresa es la comunicación tanto interna como externa. Cuando la comunicación es clara y accesible, tanto el ambiente de trabajo, como la productividad y la atención a los clientes mejoran considerablemente. Para conseguir esto, una pieza fundamental es contar con una intranet corporativa.
¿Qué es una intranet y por qué mi empresa debería contar con ella?
Una intranet es un espacio privado que permite una comunicación segura y controlada con los usuarios que tengan acceso a este espacio y así poder compartir recursos de interés para un proyecto. En una empresa una intranet puede tener varios beneficios como pueden ser mejorar la organización y colaboración y aumentar la eficiencia del trabajo en equipo.
Microsoft SharePoint es la opción más popular para la creación de una intranet ya que permite a las organizaciones crear sitios web colaborativos y personalizados a las necesidades de cada negocio con accesibilidad desde cualquier dispositivo. Además, permite incluir herramientas de colaboración como calendarios compartidos, tablón de anuncios, documentos compartidos, etc.
Utilidades de SharePoint en la empresa
Una de las utilidades de SharePoint es contener grandes cantidades de información de forma ordenada para facilitar su acceso y búsqueda por parte de un equipo. Esto se logra mediante la creación de listas y bibliotecas que pueden almacenar hasta 30 millones de elementos es tan solo una de ellas y la aplicación de potentes filtros de segmentación que permiten encontrar la información de manera rápida y precisa.
Trabajar de esta manera permite, además, almacenar la información de forma segura ya que podemos personalizar los permisos generales o específicos de cada uno de los elementos en SharePoint. También se puede llevar un seguimiento de las versiones de los archivos, usuario que ha realizado la última modificación y restaurar una versión anterior si fuera necesario.
Historial de versiones de SharePoint
Al permitir el trabajo colaborativo, varias personas pueden modificar un mismo documento al mismo tiempo y si hay un error se puede restaurar la versión anterior. Teniendo los documentos centralizados en un mismo sitio se evitan enviar versiones no actualizadas del documento por correo electrónico. Con SharePoint se envía el enlace al documento y la visualización y edición siempre será sobre un único documento centralizado.
Otra de las utilidades es la de crear flujos de trabajo que la organización haya definido dentro de sus procesos de aprobación y revisión de documentos. Mediante ellos, se pueden especificar las acciones que deben realizarse en una secuencia. Existen 3 flujos de trabajo disponibles de forma predeterminada: aprobación, recopilación de comentarios y recopilación de firmas digitales. También se puede establecer que el resto de los usuarios no pueda ver un documento hasta que la persona autorizada a la que se le haya solicitado la aprobación los apruebe facilitando así que toda la información sea veraz. Si deseas saber más beneficios de utilizar SharePoint puedes verlos aquí.
Flujo de trabajo de aprobación en SharePoint
Mejores prácticas para la creación de una intranet
Si estás pensando en crear una intranet, a continuación, te daremos algunos consejos de cómo hacerlo.
- Definir el propósito de la intranet. Decide qué recursos compartirás en la intranet y determina quién tiene acceso a ella.
- Configurar los permisos de acceso. Esto te permitirá seleccionar qué tipos de usuarios tienen acceso a los documentos y a otros contenidos de la intranet. Esto garantiza que solo los usuarios autorizados estén consultando la información confidencial.
- Diseñar el sitio web de la intranet. SharePoint ofrece varias plantillas para crear sitios web de intranet que son fáciles y rápidas de configurar y que permiten un uso intuitivo y cómodo generando una experiencia de usuario óptima.
- Personalizar la interfaz de usuario. Si necesitas un desarrollo a tu medida de una intranet corporativa que se adapte a las particularidades de tu negocio, con SharePoint e Intelequia es posible. De esta forma, los usuarios pueden encontrar más rápido la información que necesitan.
- Dar formación a los usuarios. Una vez que configure la intranet, es una buena idea capacitar a los usuarios para que puedan aprovechar al máximo todos los beneficios de la plataforma y así sacarle todo el rendimiento.
Si dispones de una intranet eficaz en tu negocio, podrás alcanzar tus objetivos más rápidamente y si además esta herramienta permite la integración con otras herramientas de productividad como las de Microsoft 365, multiplicarás la eficiencia de tu organización. Desde Intelequia podemos ayudarte a crear una intranet que se adapte a las necesidades de tu negocio, integrarla con otras herramientas de tu entrono de trabajo y realizar migraciones de documentos.
¿Te gustaría crear una Intranet de SharePoint para tu empresa?
En Intelequia contamos con una amplia experiencia tanto en creación de Intranets como en la migración de los datos y formación de usuarios. Si deseas saber más, puedes ponerte en contacto con nosotros para solicitar una demostración gratuita sobre SharePoint y aclarar cualquier duda que tengas.