Hoy en día hay distintas metodologías de gestión de proyectos y puede ser complicado escoger el más idóneo. Por eso, en este artículo analizaremos y compararemos los más utilizados: Kanban y Scrum. Además, veremos otra opción que combina ambas: Scrumban.
Pero, ¿qué son Kanban, Scrum y Scrumban? En pocas palabras, metodologías de proyectos ágiles usadas por empresas de desarrollo de software, agencias de marketing, agencias de diseño, pequeños equipos, startups y empresas y fabricantes de todo el mundo para gestionar la creación y la entrega de sus productos y servicios.
¿Qué es Kanban?
Kanban (cartel o letrero en japonés) es un sistema de fabricación de programación Lean que fue desarrollado por Taiichi Ohno para Toyota con el objetivo de mejorar la eficiencia en la producción. Kanban, utiliza señales visuales que calculan qué, cuándo y cuánto producir.
Actualmente, la usan equipos de desarrollo de software, marketing y ventas para gestionar la creación y la entrega de productos y servicios. Uno de sus grandes atractivos es que su curva de aprendizaje es mínima y permite que los equipos sean flexibles en la producción, sin añadir complejidad innecesaria al proceso.
¿Cómo funciona Kanban?
- Permite visualizar el flujo de trabajo: se necesita un tablero con tarjetas y columnas para visualizar un proceso de producción con este sistema. Así, cada columna en el tablero es un paso en el flujo de trabajo y cada tarjeta representa una tarea o elemento de trabajo.
- Limita el trabajo en progreso: se puede establecer el número de elementos máximos por etapa (columna) para que no se resienta la productividad del equipo. Al limitar el trabajo en progreso se iluminarán rápidamente las áreas problemáticas en el flujo para identificarlas y resolverlas.
- Administra el flujo de trabajo: al gestionar el movimiento de los elementos de trabajo mediante el proceso de producción se administra el trabajo pero no las personas. Así, en vez de micro-administrar personas para mantenerlas ocupadas, es mejor administrar y comprender los procesos de trabajo. El objetivo es que dicho trabajo pase por el sistema rápidamente ajustando el flujo de trabajo.
- Explicita las políticas de proceso: se pueden escribir reglas para mover las tareas de una etapa a otra. Es importante que todo el equipo esté en sintonía y entienda dichas reglas.
- Implementa intervalos de retroalimentación: es necesario llevar a cabo periódicamente reuniones para el intercambio de conocimientos y comentarios con el fin de optimizar el rendimiento.
- Mejora colaborativamente, experimenta y se adapta: esta metodología es un proceso de mejora evolutiva, ya que ayuda a la adopción de pequeños cambios y mejora gradual a un ritmo y tamaño manejable.
Kanban: pros y contras
Kanban tiene ventajas y desventajas. Veamos a continuación las más importantes.
Ventajas de Kanban
Algunos de los beneficios de Kanban son:
- Todo el equipo está en sintonía: con este concepto todos los miembros pueden ver y actualizar el estado de cada proyecto o tarea, puesto que estos son visibles.
- Flexibilidad en producción: esta metodología está basada en eventos en lugar de segmentos de tiempo, por lo que garantiza la respuesta ante una caída repentina de la demanda de un producto o servicio eliminando tareas.
- Revela cuellos de botella en el flujo de trabajo: puesto que todo el flujo de trabajo está visible en el tablero, es posible ver dónde se ralentiza el proceso
- Fácil de adoptar: es muy sencillo de entender y no necesita cambios de roles.
Desventajas de Kanban
Kanban tiene algunos inconvenientes:
- Menos efectivo al compartir recursos: es posible que si diferentes miembros del equipo necesiten de un tercero, este no pueda priorizar qué tareas son más urgentes si están en la misma etapa.
- Inflexible al mezclar productos y cambios en el flujo de entrega: esta metodología presupone un plan de producción estable que se puede aplicar para la entrega de todos los productos y servicios. Así, este sistema no es idóneo para industrias donde se mezclan diferentes productos.
- Si el tablero está desactualizado puede bloquearse el desarrollo: ya que se basa en eventos, si una tarea no se mueve a la columna apropiada, las tareas que dependen de ella no se notifican y, por consiguiente, se bloquean.
¿Qué es Scrum?
Scrum es una metodología para la gestión de proyectos donde se pueden abordar procesos complejos y terminar a tiempo. Este marco de trabajo debe su nombre a una formación de rugby en la que los jugadores se juntan mucho para intentar conseguir la pelota.
Scrum tiene varios conceptos clave: historias de usuarios, tareas, puntos y Sprints. Las dos primeras se calculan con puntos y, de acuerdo a dicha estimación, se dividen en Sprints con un plazo y un objetivo.
Así, la dirección del Sprint la establece un Propietario del Producto que representa a la empresa o cliente y un Scrum Master que gestiona el proceso de trabajo, el Equipo Scrum y todos los Stakeholders.
Este marco de trabajo dispone de cuatro ceremonias principales llamadas reuniones:
- Reunión de planificación del Sprint
- Reunión diaria de pie
- Reunión de revisión del Sprint
- Reunión retrospectiva del Sprint
El núcleo de Scrum es el Backlog (lista de tareas), que se parece mucho a una larga lista de tareas pendientes donde aparecen todas las tareas, características e historias de usuario indispensables para entregar un producto o servicio.
¿Cómo funciona Scrum?
- Refinamiento del Backlog (lista de tareas): la primera reunión está precedida por el refinamiento del Backlog (cartera de pedidos o tareas), en la que el Propietario del Producto y el equipo Scrum trabajan conjuntamente en los detalles y las estimaciones de los elementos del Backlog. La finalidad de este proceso es garantizar que tanto las historias de usuario como las tareas estén "listas para implementarse" y que de este modo el equipo pueda realizarlas inmediatamente al colocarse en un Sprint.
- Reunión de planificación del Sprint: el objetivo de la reunión de planificación del Sprint es priorizar las tareas del Backlog que se añadirán en el Backlog del Sprint, cómo se realizarán y lograr un compromiso compartido para dicho objetivo por parte del equipo. La duración de los Sprints se puede ajustar para adaptarse mejor a las particularidades de la empresa. Además, cada elemento en el Backlog debe poder entregarse y debe dividirse en tareas.
- Reunión diaria de pie: es una reunión periódica diaria que normalmente se hace al comienzo de cada día. El fin de la reunión es sincronizar el Equipo Scrum, el Scrum Master y el Propietario del Producto para liberar la agenda y centrarse en las tareas en curso. Hay que responder las preguntas siguientes: ¿qué hice ayer?, ¿qué haré hoy?, ¿cuáles son los obstáculos y desafíos para mis tareas hoy?
- Reunión de revisión del Sprint: esta reunión se establece al final de cada Sprint para revisar qué, cómo y qué no se ha entregado. Esta reunión empieza con una demostración de la funcionalidad del producto para conseguir comentarios y aprobación del Propietario del Producto, y determinar si se cumplen los requisitos comerciales. Las tareas aprobadas se entregan y las otras se mueven nuevamente al Backlog para planificarlas en futuros Sprints.
- Reunión retrospectiva del Sprint: en la última reunión el Equipo Scrum reflexiona sobre el Sprint anterior y descubre cómo mejorar el proceso preguntando: qué salió bien, qué no y qué se puede mejorar. Así, el equipo se centra en su rendimiento general e identificar maneras de mejora constante.
Scrum: pros y contras
Scrum tiene ventajas y desventajas. Veamos a continuación las más importantes.
Ventajas de Scrum
Algunos de los beneficios de Scrum son:
- Establece objetivos claros y plazos: el tiempo es clave en esta metodología, ya que cada Sprint tiene un objetivo y una duración muy definidos. Esto compromete al Equipo Scrum a un solo objetivo que ha de entregarse en un marco de tiempo determinado.
- Ayuda a manejar proyectos grandes: las numerosas funciones y tareas de los grandes proyectos se pueden añadir en el Backlog para dividirlos en pequeños Sprints.
- Funciona bien para proyectos de desarrollo rápidos: los Sprints más cortos permiten al Propietario del Producto añadir, dar prioridad o actualizar las especificaciones del proyecto tras cada Sprint, algo idóneo si hay continuos cambios.
- Se ve el esfuerzo individual del equipo: tanto el Propietario del Producto como y el Scrum Master pueden hacer un seguimiento de la contribución de cada miembro durante las Reuniones Diarias a Pie y las reuniones de Revisión del Sprint.
- Mejora la comunicación: todos los miembros del equipo participan en las reuniones y están motivados para dar su opinión y contribuir en las decisiones.
Desventajas de Scrum
Scrum tiene algunos inconvenientes:
- No pueden añadirse elementos inesperados: ya que las tareas planificadas en cada Sprint son sagradas, está prohibido añadir nuevos elementos. Ahora bien, (casi) siempre surgen errores, emergencias o cambios que requieren trabajo extra no planificado.
- No puede reaccionar a cambios repentinos: puesto que los Sprints no pueden modificarse una vez iniciados, se obliga al Propietario del Producto a esperar a que el Sprint finalice para hacer cambios.
- Es difícil de adoptar: actualizar las funciones y responsabilidades del equipo y obedecer las cuatro reuniones puede llegar a frustrar al equipo.
- Requiere mucho tiempo: las múltiples reuniones resultan en un gasto de tiempo considerable.
¿Qué es Scrumban?
Esta metodología de gestión ágil, que es un híbrido entre Scrum y Kanban, fue ideado para facilitar a los equipos existentes de Scrum la transición a Kanban y explorar metodologías Lean con el fin de optimizar recursos y crear valor para el cliente.
Así, combina la estructura de Scrum con los métodos basados en flujo y la visualización de Kanban. En otras palabras, permite tener la agilidad de Scrum y la simplicidad de Kanban sin actualizar roles, además de ser adoptar.
¿Cómo funciona Scrumban?
El trabajo en equipo se organiza en iteraciones y se monitorea con un tablero visual. Las reuniones de Planificación bajo demanda se realizan cuando se necesita definir qué Historias de usuarios y tareas se completarán en la siguiente iteración.
Se emplea el límite de trabajo en progreso (WIP o Work in Progress for sus siglas en Inglés) para mantener las iteraciones cortas. Cuando el WIP es inferior a cierto nivel, se establece un activador de planificación del trabajo bajo demanda para que el equipo sepa cuándo planificar a continuación.
- Iteración: las iteraciones de trabajo se mantienen cortas para garantizar que el equipo se pueda adaptar a un entorno que cambia rápido. La duración de las iteraciones se mide en semanas y su duración ideal varía según el proceso de trabajo y de la industria.
- Planificación del trabajo bajo demanda: la planificación en esta metodología está basada en la demanda y se produce sólo al activarse el activador de planificación. El desencadenante de planificación está unido al número de tareas que hay en la sección "Tareas pendientes" del tablero. Al bajar de cierta cifra, se hace el evento de planificación. Las tareas planificadas para la próxima iteración se añaden a la sección "Tareas pendientes" del tablero.
- Priorización: es aconsejable priorizar las tareas durante el evento de planificación. Esta puede hacerse añadiendo números a las tareas u ordenando tareas por prioridad en la columna, poniendo las más importantes en la parte superior. Al planificar por segmentos de tiempo es posible planificar a largo plazo. Y es que es un sistema de tres segmentos de tiempo por los que tienen que pasar los elementos de trabajo antes de llegar al tablero. Así, los tres grupos son etapas diferentes del plan, que normalmente se denominan grupo de 1 año, grupo de 6 meses y grupo de 3 meses. El periodo de 1 año es para objetivos o ideas a largo plazo. Al avanzar con una idea, se mueve al periodo de 6 meses, y se definen los principales requisitos. Cuando se empieza a implementar, el plan se traslada a la categoría de 3 meses y se divide en tareas que pueden completarse. En este último segmento de 3 meses el equipo define tareas durante su planificación a pedido y prioriza la ejecución en la siguiente iteración.
- Tablero: el tablero básico está compuesto de tres columnas: Tareas pendientes, En Proceso y Listo. Tras la Reunión de Planificación, las tareas se añaden a la columna Tareas pendientes y cuando alguien del equipo está listo para trabajar en una tarea, la mueve a la columna En Proceso y luego a la columna Listo al completarse. La columna Tareas pendientes puede expandirse en columnas extra en función del flujo de trabajo. Los ejemplos más comunes son Diseño, Desarrollo, Revisión y Pruebas. Asimismo, en el tablero se pueden poner límites:
- Límite de trabajo en progreso (WIP): esta cifra es el número máximo de tareas en progreso y normalmente es igual al número de personas en el equipo.
- Límites de tareas pendientes: se puede limitar la cantidad de tareas en la sección “Tareas pendientes” para tener reuniones de planificación más productivas.
- Equipo: no se necesita ningún número específico de miembros del equipo o roles de equipo. Además, las tareas no están asignadas y los miembros del equipo eligen qué tareas completar desde el tablero.
- Principio de elección: las tareas no se asignan a los miembros del equipo por un líder de equipo o Gerente de Proyecto. Cada miembro selecciona qué tarea de la sección “Tareas Pendientes” va a completar.
- Congelación de funciones: esta se usa al acercarse la fecha límite del proyecto, por lo que solo pueden trabajarse en las características que el equipo ha programado para el desarrollo y no pueden agregarse características extra.
- Triaje: normalmente pasa justo tras la congelación de características con una fecha límite de proyecto cercana. El Gerente de Proyecto decide qué características en desarrollo se completarán y cuáles no.
Scrumban: pros y contras
Scrumban tiene ventajas y desventajas. Veamos a continuación las más importantes.
Ventajas de Scrumban
Algunos de los beneficios de Scrumban son:
- Ahorro de tiempo: no se necesitan hacer estimaciones ni planificar Sprints constantemente. Así, solo se planifica si hay demanda, es decir, si la cantidad de tareas en progreso (WIP) cae por debajo de un umbral predefinido. Sin duda, esto ahorra bastante tiempo en reuniones de planificación.
- Scrumban ayuda a manejar grandes proyectos: un proyecto grande equivale a numerosas funciones y tareas que hay que entregar en el transcurso de cierto tiempo. De este modo, estos pueden distribuirse en los segmentos de 1 año, 6 meses y 3 meses, así como priorizarse en iteraciones cortas de 1-2 semanas.
- Scrumban revela cuellos de botella en el flujo de trabajo: el flujo de trabajo está visible en el tablero, igual que en Kanban. Así, es posible ver dónde hay más tareas y qué etapa ralentiza el proceso.
- Todos están en la misma página: como en Kanban, todo el equipo puede ver y actualizar el estado del proyecto o tarea, aportando transparencia al proceso.
- Fácil de adoptar y proceso fácil: no se necesita cambiar roles o a un "Scrum Master" o "Propietario del Producto". Es sencillo obtener una metodología que se representa visualmente y tiene una reunión de planificación y reglas sencillas.
- Scrumban trae igualdad y menos estrés en el equipo: el equipo escoge tareas usando el principio de elección. Así, el Gerente de Proyecto no asigna las tareas y todos seleccionan qué tarea de la columna “Tareas pendientes” quieren completar. Con esta visibilidad total del proyecto hay igualdad de derechos, menos estrés y menos frustración.
Desventajas de Scrumban
Scrumban tiene algunos inconvenientes:
- Puede convertirse en metodología mishmash: como es una nueva metodología ágil que mezcla Scrum y Kanban, no hay mejores prácticas claramente definidas. Es posible que algunos equipos decidan inventar por su cuenta.
- El esfuerzo y la contribución individual son difíciles de rastrear: ya que cada miembro selecciona sus tareas y no hay reuniones obligatorias diarias, se complica el seguimiento de las tareas hechas y planeadas.
- Menos control para el Gerente del Proyecto: puesto que no hay igualdad en el equipo, ni informes diarios para todos y todos pueden asignar tareas, el control del Gerente del Proyecto se ve limitado. Este puede decidir qué escoger del paquete de 3 meses, qué tareas programar en la planificación bajo demanda y cómo priorizarlas. Sin embargo, es el equipo quién decide cómo manejarlas e implementarlas.
- Un tablero obsoleto puede causar problemas: dado que cada miembro del equipo elige sus tareas por sí mismo, tener un tablero desactualizado puede crear problemas. Por ejemplo, es posible que dos miembros pueden empezar la misma tarea o estar bloqueados porque una tarea depende de otra o porque la información en el tablero no está actualizada.
Scrum vs. Kanban vs. Scrumban
Tras haber analizado estas tres metodologías pueden extraerse algunas conclusiones:
- Scrum es probablemente la más compleja, estricta y difícil de adoptar. En su núcleo están los Sprints, que marcan objetivos y plazos que dan un control total al Gerente del Proyecto. Sin embargo, añadir tareas inesperadas puede trastocar todo y se necesita un equipo experimentado que tenga muchas reuniones. En todo caso, es ideal para equipos empresariales o experimentados que trabajan en un producto o proyecto con más de un año de duración.
- Kanban es la metodología más simple y fácil de adoptar. En su tablero se visualiza todo el proceso de trabajo, por lo que el equipo está en sintonía y en el caso de que hubiera cuellos de botella hay flexibilidad en la producción. No obstante, es menos efectivo con recursos compartidos, inflexible con numerosos productos o proyectos grandes y rastrear el trabajo individual es complicado. Sea como fuere, es una gran opción para equipos de soporte y mantenimiento, fabricación continua de productos y equipos de entrega de productos o servicios con un flujo de trabajo estable.
- Scrumban combina la visualización y facilidad de adoptar de Kanban con la sistematización de Scrum sin su complejidad. Así, es flexible en producción e ideal para grandes proyectos. Ahora bien, reduce el control que el Gerente del Proyecto tiene y es difícil rastrear el esfuerzo individual del equipo. En cualquier caso, es una gran opción para startups, proyectos rápidos, fabricación constante de productos y equipos leales que sacrifican estrictos protocolos para mayor eficiencia y libertad.
En Intelequia podemos asesorarte mucho más sobre estas tres metodologías ágiles que, sin duda, no son para nada excluyentes para llegar a un mismo objetivo de trabajo.