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Crea tu propio workflow para la solicitud de vacaciones en Sharepoint Online – Parte 1

Seguro que más de uno ha tenido más de un quebradero de cabeza para cuadrar las fechas de vacaciones dentro de la empresa. Quitando aquellas empresas que te obligan a coger vacaciones cuando ellas quieran o simplemente porque no queda otro remedio, como ocurre en el ámbito de la Educación, lo normal es que los trabajadores se pongan de acuerdo entre sí y un superior para acordar esos días de descanso tan deseados por todos. Pero, es en este punto donde surgen algunas dudas: ¿Cómo sé qué fechas están disponibles? ¿Pregunto a mis compañeros uno a uno para cuadrar mis vacaciones? Lo mejor, desde mi punto de vista, es automatizar esta tarea y poner toda la información donde todos los miembros de la empresa puedan acceder de forma rápida y desde cualquier lugar. Aquí es donde entra Sharepoint.

En esta pequeña guía nos centraremos en la creación de un flujo de trabajo que facilitará la solicitud de un permiso en la que un empleado podrá rellenar un simple formulario y su superior será el encargado de aceptar o rechazar dicha solicitud.

Para realizar esta guía, la dividiremos en dos partes. En esta primera parte, nos centraremos en la creación de un tipo de contenido para mejorar la organización de la información relacionada con la solicitud; y en la segunda, crearemos un workflow que asociaremos a nuestro tipo de contenido.


NOTA
Un tipo de contenido es un grupo de datos que facilita la manipulación y organización de la información en Listas y Bibliotecas dentro de Sharepoint. Un tipo de contenido se compone de Columnas de sitio, que representan un tipo de dato específico (nombre, dirección, correo electrónico, etc.).

Creación de nuestras Columnas de Sitio

Para crear las columnas de sitio que definirán la estructura de nuestro tipo de contenido, nos desplazaremos a la Configuración del sitio a través del Menú de configuración.

Captura - Configuración del Sitio

Una vez allí, localizaremos el apartado Columnas de sitio dentro de la sección Galerías del diseñador y, una vez dentro, hacemos clic en Crear.


NOTA
Antes de crear nuestras columnas, debemos tener en cuenta que, por defecto, cuando se crean columnas son enviadas al grupo Columnas personalizadas, por lo que debemos crear un nuevo grupo cuando creemos nuestra primera columnas. Para las demás, basta con seleccionar este grupo en la lista desplegable Grupo existente.

Para nuestro ejemplo, vamos a crear cinco columnas dentro del grupo Solicitud de vacaciones:

  • Detalles del permiso (línea de texto): Breve descripción de la solicitud.
  • Tipo de permiso (elección): desplegable con diferentes tipos de permiso.
  • Desde (fecha): fecha de inicio del permiso.
  • Hasta (fecha): fecha de finalización del permiso.
  • Total días (calculado): diferencia en días entre Desde y Hasta.

Captura - Creación de columnas de Sitio

Creación de nuestro tipo de contenido

Una vez creadas nuestras columnas del sitio, vamos a crear nuestro tipo de contenido al que asociaremos dichas columnas. Para ello, volvemos a Configuración del sitio y dentro de la sección Galerías del diseñador accedemos al apartado tipos de contenido de sitio.

Una vez ahí, hacemos clic en Crear y rellenaremos el formulario que se nos presenta.

Dentro de este formulario hay que tener en cuenta tres campos:

  • Tipo de contenido primario de: Como en nuestro caso vamos a crear una lista, el tipo seleccionado debe ser tipos de contenido de lista.
  • Tipo de contenido primario: Aquí indicaremos el tipo Elemento.
  • Nombre de grupo: Al igual que hicimos con las columnas, agruparemos nuestro tipo de contenido bajo el nombre Solicitud de permisos para facilitar su localización.

Captura - Creación de tipo de contenido

Una vez creado nuestro tipo de contenido, le asignaremos las Columnas de sitio que creamos en el paso anterior. Para ello, tenemos que acceder a nuestro tipo de contenido y al final de la sección Columnas, hacer clic sobre Agregar desde columnas de sitio existentes.

Captura - Asociar columnas a tipo de contenido

Para facilitar la tarea, filtraremos las columnas seleccionando nuestro grupo en la lista desplegable y añadiremos todas nuestras columnas. Al hacer clic sobre Aceptar, las columnas creadas en el paso anterior quedarán asociadas a nuestro tipo de contenido.

Captura - Agregar columnas a tipo de contenido

Asociar nuestro tipo de contenido a una Lista

Para realizar esta acción debemos crear la Lista a la cual asociaremos nuestro tipo de contenido. Para ello, volveremos a la Configuración del sitio y, dentro de la sección Administración de sitios, accederemos al apartado Bibliotecas y Listas del Sitio.

Una vez ahí, haremos clic sobre Crear contenido nuevo y seleccionaremos Agregar una aplicación. Aquí se nos mostrará una serie de contenido que podemos crear pero, en nuestro caso, nos centraremos en Lista personalizada. Al hacer clic sobre esta opción, se nos mostrará un pequeño formulario para que le asignemos un nombre a nuestra Lista. La llamaremos Solicitud de permisos.

Captura - Crear lista personalizada

Una vez creada, la Lista se mostrará en el menú lateral izquierdo, la seleccionamos y, en la parte superior, accedemos a la pestaña Lista y buscamos el apartado Configuración de la lista.

Captura - Configurar lista personalizada

Dentro de Configuración de la lista debemos localizar la sección tipos de contenido. Si esta opción no está visible, debemos activarla accediendo al apartado Configuración avanzada (dentro de la sección Configuración general) y marcar la casilla Sí en la sección que nos pregunta si deseamos permitir la administración de tipos de contenido.

A continuación, debemos acceder al apartado Agregar a partir de tipos de contenido de sitio y agregar nuestro tipo de contenido SolicitudDePermisos. Al aceptar, veremos que hay dos tipos de contenido asociados junto con sus columnas.

Ya que nuestro tipo de contenido SolicitudDePermisos hereda del tipo de contenido Elemento, podemos eliminar este tipo de contenido. Para ello, basta con seleccionarlo y seleccionar la opción Eliminar este tipo de contenido. De esta forma, sólo quedará asociado el tipo de contenido que hemos creado en los pasos anteriores.


Con esto, hemos terminado nuestro primer paso para crear un flujo de trabajo para la solicitud de permisos en Sharepoint Online. En la próxima parte crearemos el flujo de trabajo de aprobación y veremos cómo, una vez aceptada la solicitud, añadir una cita en el calendario de Sharepoint.