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¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?

En la actualidad, muchas compañías necesitan un ERP, pero... ¿sabes exactamente qué es un sistema ERP y cómo puede beneficiar a una empresa? Sigue leyendo para conocer de primera mano la importancia de estos sistemas.

¿Qué es un sistema ERP?

Una definición del software ERP es la siguiente:

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales) es un software de gestión empresarial formado por diferentes módulos que gestionan cada área de un negocio y automatizan sus procesos internos. Posteriormente, los datos generados son compartidos con todos los departamentos, resultando en un sistema unificado.

Uno de los objetivos de estos sistemas es la integración de los procesos del back office de la empresa y la facilitación del flujo de información, con el fin de que las decisiones de negocios estén basadas en datos.

De esta forma, los sistemas de gestión ERP registran y organizan datos, además de conectar las actividades de los departamentos de una compañía. Además, estandarizan y automatizan los procesos del negocio y mejoran la eficiencia de las operaciones.

Amén de ahorrar tiempo y dinero, los sistemas de planificación de recursos empresariales garantizan que los empleados trabajen con los mismos datos y puedan ver los KPI (Key Performance Indicator o indicadores clave de rendimiento).

3 características de los sistemas ERP

Ahora que ya sabes qué es un sistema ERP debes saber que, aunque en casi todos los ERP tanto la escala como el alcance o la funcionalidad varían bastante, la mayoría ofrecen las siguientes características.

1. Integración en toda la compañía

Los procesos del negocio se integran entre departamentos. Esto quiere decir que si hay un nuevo pedido, de manera automática se inicia una verificación de crédito, la disponibilidad del producto, además de actualizar el programa de distribución y enviar la factura al final.

2. Operaciones en tiempo real

Puesto que los procesos se producen automáticamente, los problemas también. Esto proporciona al vendedor un precioso tiempo para poder corregir la situación.

3. Una base de datos común

Ya que los datos se registran una única vez, todos los departamentos pueden acceder a los mismos en cualquier momento.

Tipos de ERP

Generalmente, los ERP se clasifican en diferentes niveles en función del tamaño y la complejidad de los negocios a los que atienden. Los niveles habituales suelen ser:

1. ERP de nivel I (Tier I)

Estos sistemas de planificación de recursos empresariales proporcionan soporte a grandes compañías mundiales y gestionan asuntos a nivel internacional.

2. ERP de nivel II (Tier II)

En este caso, un sistema empresarial ERP da soporte a negocios que operan en varios países, pero no a escala global.

3. ERP de nivel III (Tier III)

Son los sistemas de planificación de recursos empresariales que dan soporte a empresas medianas, que suelen gestionar diferentes idiomas y divisas para sus negocios.

4. ERP de nivel IV (Tier IV)

Estos ERP están dirigidos a pymes y están ideados para la contabilidad, por lo que no se les suele considerar ERPs completos.

3 ventajas de los sistemas ERP

Al buscar qué es un sistema ERP seguro que también quieres saber algunas de sus ventajas, ¿verdad? Un sistema de gestión empresarial ERP puede mejorar el rendimiento de la empresa de varias maneras.

1. Eficiencia interna

Estos sistemas permiten a las compañías optimizar el tiempo necesario para la realización de los procesos empresariales.

2. Mejora la toma de decisiones

Un ERP promueve la colaboración al compartir los datos obtenidos en la organización, lo que permite a los departamentos dedicar su tiempo a analizarlos, extraer conclusiones y tomar mejores decisiones.

3. Mayor agilidad

Tanto la estandarización como la simplificación resultan en estructuras menos rígidas, por lo que la compañía puede adaptarse rápidamente a las situaciones.

Por qué integrar un ERP en la empresa

Los sistemas ERP mejoran la eficiencia y efectividad del negocio, puesto que:

Integran la información financiera

Si no se utilizase un ERP, los distintos departamentos de la compañía usarían diferentes herramientas de software independientes, con distintas cifras de ingresos y gastos.

Integran los pedidos

Los sistemas ERP coordinan pedidos, fabricación, inventario, contabilidad, distribución, etc. Obviamente, con un ERP hay menos tendencia a errores que si hubieran varios sistemas independientes que organicen cada parte del proceso.

Dan perspectivas a partir de la información de los clientes

Muchos de los ERPs cuentan con herramientas CRM destinadas a realizar seguimientos de las interacciones con los clientes que, al combinarlas con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, o solicitudes de servicio, entre otros, dan información acerca del comportamiento y las necesidades de los clientes.

Estandarizan y aceleran la fabricación

Gracias a los sistemas ERP se pueden estandarizar y automatizar los procesos de fabricación y soporte. Esto ahorra tiempo, aumenta la productividad y reduce el número de empleados necesarios.

Estandarizan la información de RR.HH.

Los ERP permite que los empleados gestionen su información personal. Además, facilitan la generación de informes, el seguimiento de gastos, las solicitudes de vacaciones y permisos, formación…

A través del registro de información en un repositorio de recursos humanos, identificar los perfiles que mejor se adapten a las aptitudes requeridas es muy fácil.

Estandarizan el aprovisionamiento

Las herramientas de compras ERP hacen posible identificar los productos y servicios más usados en la empresa y negociar directamente con los proveedores.

Facilitan la presentación de documentación a la administración

Puesto que los sistemas ERP suelen estar integrados con los departamentos de contabilidad, genera los documentos requeridos para cumplir con las correspondientes obligaciones fiscales.

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Microsoft ha ideado este conjunto de aplicaciones empresariales inteligentes que ayudan a gestionar el negocio, ofreciendo mejores resultados mediante conocimientos predictivos generados con IA.