¿Necesitas una dirección de email comercial y todavía no sabes si decidirte por G Suite o por Microsoft 365? ¿O quizá buscas una comparación entre ambas para saber cuál es mejor? Tanto G Suite (anteriormente Google Apps) como Microsoft 365 (antes Office 365) son grandes opciones para esto y mucho más.
¿Qué es Microsoft 365 y G Suite y por qué son importantes para un negocio?
Generalmente, tras crear un sitio web lo lógico es conseguir una dirección de correo electrónico profesional. Y lo ideal es que el mismo sea tal que nombre@empresa.com. Y estos dos servicios lo ofrecen, además de almacenamiento de archivos, calendario, notas, herramientas de videoconferencia, etc.
- En el caso de G Suite, incluye Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Calendar, Keep, Hangouts y otras aplicaciones de Google.
- En el caso de Microsoft 365, incluye Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, One Note, Teams, Power Bi y otras aplicaciones de Microsoft.
Como punto positivo, la utilización de suites de productividad en la nube permite ahorrar dinero en el mantenimiento de licencias de software, instalaciones, ejecución de un departamento de IT... De esta forma, todos los datos se almacenan en la nube, lo que facilita el acceso remoto a los archivos con cualquier dispositivo.
Precios de Microsoft 365 y G Suite
Las dos suites dan acceso a herramientas profesionales de negocios desde el primer momento, por lo que es posible expandirse de acuerdo con el crecimiento de la empresa. Obviamente, el precio es un aspecto a tomar en cuenta para decidirse por una u otra suite, ya que lo idóneo es elegir aquella solución que más se ajuste al presupuesto.
Precios de Microsoft 365
Microsoft 365 cuenta con tres planes de precios:
- Empresa Básico: 4,20 € por usuario al mes.
- Empresa Estándar: 10,50 € por usuario al mes.
- Empresa Premium: 16,90 € por usuario al mes.
Cada plan incluye ciertos servicios, por lo que es aconsejable mirar la web para descubrirlos todos.
Precios de G Suite
G Suite también cuenta con tres planes de precios:
- Basic: 4,68 € por usuario al mes.
- Business: 9,36 € por usuario al mes.
- Enterprise: 23 € por usuario al mes.
Como en el caso anterior, dependiendo del plan se incluyen más o menos servicios, por lo que es recomendable consultar su web para conocerlos todos.
Como puede verse, los precios de los planes de Microsoft 365 son más asequibles que los de G Suite.
Comparación de funciones Microsoft 365 vs G Suite
Los dos servicios ofrecen multitud de características útiles para las empresas. A continuación veremos algunas de las principales.
1. Correo electrónico profesional
Uno de sus puntos fuertes, como se ha mencionado anteriormente, es la creación de cuentas de email profesionales con un nombre de dominio propio.
- Microsoft 365: Outlook for Business. La suite de Microsoft permite crear direcciones de email profesionales con un nombre de dominio propio con mucha facilidad. Además, ofrece hasta 400 alias de correo electrónico para cada usuario.
- G Suite: Gmail para empresas. La suite de Google permite registrar un nombre de dominio o usar un nombre de dominio existente para crear cuentas de email. También se pueden crear hasta 30 alias de correo electrónico para cada usuario.
Teniendo en cuenta que Microsoft 365 dispone de hasta 400 alias de correo electrónico para cada usuario y que G Suite se queda en solamente 30… el ganador de este apartado está claro.
2. Almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube
El almacenamiento de archivos es una de las principales razones para usar una suite de productividad en la nube. Se pueden guardar los archivos en la misma y acceder a ellos desde cualquier lugar con cualquier dispositivo y utilizarlo fácilmente.
Microsoft 365: almacenamiento en la nube de OneDrive y SharePoint
La suite de Microsoft ofrece en One Drive 1 TB de almacenamiento en nube para cada usuario, aunque tienen planes para hacerlo ilimitado. Para compartir información también puedes usar SharePoint, que ofrece 1 TB para toda la empresa y suma 10 GB por cada usuario. Además, cada usuario recibe 50 GB de almacenamiento de correo electrónico, independientemente del límite de almacenamiento de la unidad.
Con Microsoft 365 también se pueden almacenar y administrar archivos a través de aplicaciones de escritorio, móviles y web. Asimismo, se pueden sincronizar y compartir fácilmente los mismos.
G Suite: almacenamiento en la nube de Google Drive
La suite de Google ofrece 30 GB de almacenamiento en la nube para cada usuario con el plan básico y almacenamiento ilimitado con planes de negocio y empresariales.
Con G Suite se puede almacenar y gestionar archivos y acceder a los mismos incluso sin tener conexión a internet. Además, es posible compartir los archivos con cualquier persona con suma facilidad, simplemente ajustando los permisos de edición de los mismos.
Así las cosas, el plan básico de Microsoft 365 ya ofrece por defecto 1 TB de almacenamiento en la nube, mientras que G Suite no pasa de 30 GB.
3. Aplicaciones empresariales en Office 365 y G Suite
Las dos suites disponen de diferentes aplicaciones para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mucho más. Por supuesto, se pueden editar archivos de dichas aplicaciones directamente en la nube.
Aplicaciones en Office 365
Microsoft 365 da acceso a aplicaciones muy conocidas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote. Pero es que además incluye OneDrive, Teams, SharePoint, Power BI, Planner, ToDo, Stream, etc. Por ello, es recomendable para aquellos usuarios que utilizan Windows o Mac, ya que son herramientas conocidas. Tienen versión de escritorio, que puedes usar sin conexión a internet y además tienen versión web, por si usas Linux, y aplicaciones para Android e iOS.
Aplicaciones en G Suite
G Suite ofrece aplicaciones de Google muy populares como Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Calendar, Chat, Meet, Hangouts, Google Keep, etc. Estas apps suelen funcionar mejor en sus versiones de escritorio, aunque Google tiene aplicaciones para móviles tanto para Android como para iOS.
En este caso podríamos hablar de que vence Microsoft 365, puesto que tiene muchas más aplicaciones y cubre más necesidades.
4. Herramientas de colaboración en Microsoft 365 frente a G Suite
Probablemente, uno de los motivos principales por el que los negocios utilizan suites de oficina basadas en la nube es para hacer más fácil la colaboración.
Herramientas de colaboración en Microsoft 365
Microsoft 365 se ha situado como el líder en la colaboración, Gartner lo ha nombrado el número uno de herramientas de colaboración. Por supuesto, se pueden compartir archivos, varios usuarios pueden trabajar en un mismo documento simultáneamente y dejar notas, comentarios o sugerencias.
Además, esta suite incluye Teams, para que podamos colaborar, con mensajes, llamadas o videoconferencias, entre todas las personas de las empresas, y además, podemos integrar nuestro número de teléfono en ella, para poder tener el teléfono allá donde vayamos.
Herramientas de colaboración en G Suite
Dos de las herramientas de colaboración más usadas son Hangouts y Meet para videoconferencia y mensajes de texto, lo que permite chatear y tener reuniones en directo con varias personas a la vez. Además, G Suite permite que diferentes usuarios trabajen en un archivo a la vez.
De la misma forma que en el punto anterior, Microsoft se lleva este apartado. Y es que ahora mismo, Microsoft Teams saca mucha ventaja a sus competidores.
5. Seguridad de Microsoft 365 vs G Suite
La seguridad es otra de las preocupaciones de todo negocio. Por eso, ambas suites cuentan con altos niveles en este ámbito.
Características de seguridad de Microsoft 365
Microsoft 365 permite habilitar la autenticación multifactor para todas las contraseñas de usuario. Además, emplea sus propias herramientas de inteligencia artificial (IA) para conocer los hábitos de trabajo de los usuarios y así detectar actividades sospechosas. Por supuesto, se puede restringir el acceso de los usuarios.
Esta suite incluye una herramienta de prevención de pérdida de datos para proteger contra el robo y las fugas de datos, además de utilizar herramientas de detección de spam, virus y malware de Microsoft para escanear todos los documentos, correos electrónicos y archivos adjuntos.
Con Microsoft 365, cumplimos con GDPR, ya que todos los datos se almacenan en servidores dentro de Europa. Esto se cumple en todas las licencias.
Características de seguridad de G Suite
G Suite, al estar construido sobre la infraestructura de Google Cloud, usa los mismos estándares de seguridad que Google. En ellos se incluye la detección automática de actividades sospechosas, intentos de phishing, hacking, se pueden establecer distintas políticas para evitar el acceso no autorizado, etc.
Asimismo, G Suite cuenta con una función de protección de fuga de datos donde se pueden establecer palabras clave para bloquear cualquier comunicación saliente. También tiene incorporada la detección de spam, virus y malware que escanea los documentos y archivos adjuntos.
Con la Suite de Google tenemos que revisar que no todas las licencias cumplen GDPR, ya que en las básicas, no garantizan que los datos se almacenen en Europa.
En este apartado ambas suites ponen el listón muy alto. No es de extrañar que la seguridad sea un apartado de extrema importancia tanto para Microsoft como para Google, puesto que son dos de las mayores compañías tecnológicas del mundo. Pero en materia de protección de datos, Microsoft está un pasito por delante.
¿Cuál es mejor entre Office 365 y G Suite?
La elección de la plataforma de colaboración adecuada puede aumentar significativamente la productividad. Hoy en día, es crucial tener la capacidad de trabajar a distancia, intercambiar archivos y comunicarse a través de aplicaciones de chat y videoconferencia.
Tanto Microsoft 365 como G Suite ofrecen estas opciones, pero teniendo en cuenta que a nivel de correo electrónico como de almacenamiento la primera sale ganando probablemente esta sea la ganadora.
Y es que, aunque se suele decir que Microsoft 365 es más adecuado para empresas de nivel empresarial donde todos los empleados trabajan con un PC con Windows, la realidad es que esta suite puede utilizarse en otros ecosistemas del mismo modo que G Suite.