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Por qué usar una intranet corporativa

No hay nada mejor para una empresa que contar con una intranet corporativa para organizar, controlar y poner a disposición de cada trabajador la información necesaria para realizar su trabajo.

Así las cosas, con una intranet se puede distribuir de modo efectivo la información interna, con el objetivo de que las funciones propias de cada empleado se desarrollen sin problemas.

Qué es una intranet corporativa

Una intranet es un sitio web privado y de uso exclusivo para el personal de una empresa, es decir, es inaccesible para el resto de la gente y funciona a través de internet.

En otras palabras, una intranet es como si fuera una oficina online en la que los empleados pueden buscar y acceder a información, compartir archivos, colaborar con compañeros, leer las últimas novedades, etc.

Hoy en día, las intranets modernas integran características típicas de las redes sociales con el objetivo de mejorar la comunicación interna.

¿Qué diferencia hay entre una intranet y una extranet?

Hay diferencias notables entre estos tipos de redes que muchas veces se suelen confundir.

  • Intranet: red interna que ofrece muchas herramientas de SaaS (Software as a Service) con el fin de cumplir los objetivos de negocio. Una intranet debería funcionar como el sitio donde todo y todos se unen.
  • Extranet: red accesible para personas de la organización y otras previamente asignadas que están fuera de la misma.

Beneficios de usar una intranet en una organización

Hay dos razones principales por las que usar un software de intranet en un negocio.

1. Efectividad

Una intranet actual permite la comunicación tanto de abajo-arriba como de arriba-abajo. El método descendente es indispensable para orientar a los empleados a la visión y misión de la empresa, mientras que la comunicación ascendente se requiere para conseguir un verdadero compromiso de los trabajadores.

Así, el mejor software de intranet es aquel que abarca y permite la administración para que los empleados se comuniquen de manera organizada y sistemática con sus superiores y viceversa.

2. Comunicación

Si hay un término de moda dentro del éxito empresarial es comunicación. Y es que adaptarse rápidamente es sinónimo de actuar rápidamente, y actuar rápidamente significa comunicarse rápidamente. En este sentido, una intranet une a la empresa sin importar dónde estén los empleados y permiten que estos comuniquen todo para continuar creciendo.

Además, se puede adoptar más rápidamente al integrar las aplicaciones empresariales más usadas, así como una interfaz sencilla de utilizar y alto nivel de seguridad. Tan solo se requiere un navegador y acceso a internet.

7 cosas que puede hacer un software de intranet corporativa

Una intranet empresarial permite lo siguiente.

1. Promover el compromiso de los trabajadores

Unir toda la fuerza laboral no es algo sencillo y mantener a los empleados comprometidos es muy importante. Así, con las características de análisis de una plataforma de intranet es posible medir el sentimiento hacia la empresa, cierta publicación o campaña.

2. Acceder desde cualquier dispositivo

Casi todos los sistemas de intranet permiten el acceso mediante una aplicación. De este modo, cualquier empleado puede entrar con su dispositivo móvil, ordenador o tableta, entre otros, desde cualquier lugar del mundo.

3. Colaborar con archivos

Las intranets actuales permiten trabajar directamente en documentos, hojas de cálculo, diapositivas u otras aplicaciones de uso frecuente, algo que mejora la productividad. Y es que editar directamente un archivo almacenado en la nube y poder incluso conversar con otros compañeros hace que todo se centre en lo realmente importante: trabajar.

4. Construir páginas

Contar con una herramienta para construir páginas es imprescindible en la comunicación estática, ya que puede lograr mucho más que informar. Con dicha herramienta se puede establecer el periodo de incorporación para nuevos empleados, alojar activos de la marca, configurar un lugar para pedir asistencia informática, etc.

5. Encontrar personas en directorios de personal

Las trabajadores de compañías con muchos empleados tienen un problema: no se conocen todos. Así, encontrar a cierto compañero puede resultar complicado. Por eso, las intranets modernas disponen de directorios de empleados con los que poder buscar por localización, puesto de trabajo, habilidad...

6. Buscar dentro de la organización

Una intranet puede almacenar una gran cantidad de información, por lo que la búsqueda es una de sus características más utilizadas. Las mejores intranets no sólo buscan información en páginas o publicaciones, sino también en nombres de archivos.

7. Compartir archivos

Las intranets pueden integrar soluciones para compartir archivos ya creados (como OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc.), además de tener un sistema propio para almacenar y compartir los mismos.

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