Planner es la última aplicación que se suma a los planes de Office 365 para la empresa siendo este una potente y a la vez sencilla herramienta para organizar las tareas a realizar por los integrantes de los grupos de tu empresa, además al ser una nueva parte del conglomerado de aplicativos de Office 365 se encuentra integrado con grupos, calendarios e incluso con conectores de aplicaciones como Dynamics CRM o BitBucket.
Hoy aprenderemos los conceptos básicos para el manejo de esta herramienta, para ello lo primero evidentemente será acceder a esta desde el lanzador de aplicaciones de Office 365.
Hecho esto estaremos en la interfaz de Planner, lo primero que haremos en ella será generar un plan para un tipo de actividades a realizar pulsando sobre la pestaña de Nuevo plan.
A la hora de crear un plan podremos decidir su nombre, si es público y su descripción. Si se crea un plan público cualquier persona dentro de la organización se podrá unir sin invitación, de ser privado solo podrá unirse si se le ha invitado.
Cuando se crea un plan al mismo tiempo se genera un grupo y con este una conversación, un calendario, una cuenta de almacenamiento en Sharepoint accesible desde onedrive for business y una instancia de Onenote propietaria del grupo.
Para acceder a esta área (grupos) de Outlook en office 365, podemos acceder mediante la opción conversaciones de un plan en Planner o desde el mismo Outlook.
Una vez entramos al plan por defecto tendremos la vista de cubos en la que se nos permitirá personalizar el workflow de las tareas para aquellas personalizaciones que vayan más allá del estado de progreso de la tarea.
Además de esta visualización Planner nos brinda otras dos vistas del plan entre las que podremos ir alternando. La segunda sería el visionado por asignación que mostrará las tareas organizadas por usuario al que hayan sido asignadas y por el estado de progreso de la aplicación.
También podremos seleccionar el modo de visualización según el progreso, en el que mostrará las tareas ordenadas por su estado, el cual ha de ser definido dentro de la propia tarea según el avance de la tarea establecido por la persona asignada.
Ahora veremos cuales son las opciones que nos presenta la creación de las tareas, empezando por la parte superior:
- Zona de flujo: Aquí podremos definir en qué cubo se encuentra la tarea, en qué estado de progreso se encuentra, su fecha de inicio y su fecha de caducidad.
- Zona de etiquetas: A la derecha podremos usar pestañas con colores para etiquetar las tareas a conveniencia.
- Nombre y asignación de la tarea.
- Descripción: la cual si marcamos como vista previa se visualizará en el resumen de la tarea en el cubo.
- Datos adjuntos: Aquí podremos adjuntar datos y establecerlos como vista previa en el cubo en caso de ser una imagen.
- Lista de subtareas: Separación por objetivos de la tarea que como las anteriores puede mostrarse en la previsualización para que se marquen como realizadas desde esta.
- Zona de comentarios: Donde los usuarios podrán hablar sobre la tarea.
A la hora de visualizar de forma gráfica nuestros planes tendremos dos opciones:
- La primera es agregando nuestro plan a favoritos lo que nos mostrará un gráfico de las tareas del plan según su estado de progresión.
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Una vez entremos al plan tendremos una segunda posibilidad de vista además del panel principal, la vista gráfica en la que no solo podremos ver el grafico anterior sino además un gráfico de las tareas según su estado y la persona a la que le ha sido asignado. Además, en la zona derecha, podremos crear y asignar tareas, lo que nos permite valorar de una forma sencilla que trabajadores tienen más carga de trabajo y asignar las tareas de acuerdo a esto.
En cuanto a las notificaciones, las únicas por defecto que se envían a los usuarios de un plan de Planner se realizan una vez se agrega al usuario a dicho plan y cada vez que se le asigne una tarea siempre que no haya sido el mismo el que se la haya añadido. Además de eso dispondremos de un botón de subscripción el cual permitirá que nos sea notificado vía email cada vez que:
- Se agregue una tarea nueva al plan.
- Una tarea se asigne (o reasigne) a cualquier miembro del plan.
- Hayan cambiado las fechas, el progreso, el cubo u otros detalles de una tarea.
- Cualquier miembro del plan agregue un comentario en cualquier tarea.
Otra forma de estar al tanto de todo lo sucedido en un plan es recurrir a las conversaciones del grupo donde se nos mostrarán todos los comentarios y cambios realizados en las tareas del plan, accedemos mediante el botón conversaciones:
En esta pantalla además podremos acceder a la opción de Conectores para aunar las notificaciones de otras aplicaciones que sean de relevancia para el trabajo realizado por el grupo asociado al plan como por ejemplo Git, CRM, JIRA, MailChimp, etc.
Finalmente tenemos que tener en cuenta que estos mensajes de notificación de grupo podremos visualizarlos desde Outlook en office 365 como desde la aplicación de escritorio siempre que dispongamos de office 2016 instalado y actualizado a su última versión.
